CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA

Zentiva Italia S.r.l. ha introdotto un canale di reporting interno in forma elettronica, che puoi trovare

e che di seguito viene indicato come la "Piattaforma". Inoltre, Zentiva Italia S.r.l. accetta anche segnalazioni verbali e, sulla base della vostra richiesta, segnalazioni personali.

Si prega di leggere attentamente le seguenti informazioni che possono aiutare a procedere correttamente.

Si prega di notare che inviando la segnalazione tramite la Piattaforma si conferma di avere familiarità con queste informazioni e con la nostra Informativa sulla privacy. 

Si prega di notare che Zentiva Italia S.r.l. non accetta segnalazioni anonime. Significa che sei tenuto a condividere con noi i tuoi dati personali, ma non c'è bisogno di preoccuparsi, tutte le informazioni che condividi con noi sono protette con uno stretto obbligo di riservatezza e non devono essere condivise senza il tuo consenso con terze persone. Ci sentiamo anche molto impegnati a garantire che non subirete ritorsioni legate alla vostra segnalazione.

Possono effettuare una segnalazione le seguenti categorie di soggetti:

• lavoratori subordinati (dipendenti);
• lavoratori autonomi che forniscono servizi a Zentiva Italia S.r.l.;
• collaboratori, liberi professionisti, persone che lavorano per appaltatori, subappaltatori e fornitori e consulenti che svolgono la propria attività presso Zentiva Italia S.r.l.;
• volontari e tirocinanti (retribuiti e non retribuiti);
• le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche esercitate in via di mero fatto, presso una delle società del gruppo Zentiva;
• azionisti e stakeholders del gruppo Zentiva.

Qualora tu abbia acquisito informazioni su violazioni potenziali o effettive sei legittimato a segnalarle in tutte le seguenti fasi, attinenti al rapporto giuridico con Zentiva Italia S.r.l.:

• nel corso del rapporto giuridico;
• in una fase preliminare al perfezionamento del rapporto giuridico;
• nell’ambito del periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso.

È possibile segnalare tutti i comportamenti o i fatti che configurino o, sulla base di elementi concreti, siano potenzialmente in grado di configurare:

• condotte illecite tali da poter integrare fattispecie di reato presupposto della responsabilità di Zentiva Italia S.r.l. ai sensi del D.lgs. 231/01 o violazioni del Modello di organizzazione, gestione e controllo;
• violazioni del diritto dell’UE o degli atti dell’UE relativi a ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
• sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radio protezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
• salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

La legge riconosce al segnalante il ricorso a molteplici canali e modalità di segnalazione, anche in relazione al verificarsi di determinate condizioni. Zentiva Italia S.r.l. incoraggia ad effettuare le segnalazioni attraverso la “Piattaforma” poiché riteniamo che sia il canale più efficace in quanto consente di gestire la segnalazione in modo rapido ed efficace e di garantire la totale riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione stessa. Solo nel caso di una delle condizioni previste dal D.lgs. 24/2023 sarà possibile effettuare una segnalazione esterna all’ANAC o una divulgazione pubblica.

SI PREGA DI NOTARE che questa pagina NON È IL SISTEMA ZENTIVA SPEAK UP, è possibile trovare il sistema Zentiva Speak Up qui

CANALI DI SEGNALAZIONE ESTERNA

Anche se Zentiva Italia S.r.l. incoraggia a segnalare attraverso i canali di segnalazione interni è tuo diritto effettuare segnalazioni esterne attraverso il canale istituito presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione (“ANAC”).

Si ricorda che ai sensi del D.lgs. 24/2023, la segnalazione esterna può essere effettuata al ricorrere di una delle seguenti condizioni:

• il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna che non ha avuto seguito;
• il segnalante ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione interna non sarebbe efficace e potrebbe comportare il rischio di ritorsioni;
• il segnalante ha fondati motivi per ritenere che la violazione possa rappresentare un danno imminente per l'interesse pubblico.

Inoltre si segnala la possibilità di effettuare una divulgazione pubblica, da intendersi come la segnalazione di una violazione non a soggetti istituzionalmente preposti all’accertamento delle segnalazioni ma direttamente al pubblico (ad esempio: tramite stampa, mezzi elettronici o comunque mezzi di diffusione di informazioni).

Al soggetto segnalante sono riconosciute tutte le garanzie e le tutele previste dal D.lgs. 24/2023 al ricorrere di una delle condizioni di seguito elencate:

• mancato riscontro a una precedente segnalazione interna o esterna;
• la violazione da segnalare costituisce un immediato pericolo per il pubblico;
• la segnalazione esterna può portare a ritorsioni o non essere trattata efficacemente.

La Piattaforma (inclusa la registrazione della voce)

Il canale di segnalazione interno di Zentiva – la Piattaforma – è tecnicamente gestito da FaceUp Technology s.r.o., tramite soluzione cloud. Si prega di notare che FaceUp Technology s.r.o. non ha accesso al contenuto della tua segnalazione né alle informazioni che condividi con noi o alla tua identità.

La segnalazione inviata attraverso la Piattaforma sarà ricevuta e letta dalla Persona Designata solo in linea con la legislazione applicabile e ai processi interni. Nel caso in cui tu acconsenta a ciò, il rapporto può essere condiviso con il team investigativo, sulla base del principio della necessità di sapere.

La piattaforma è facile da usare, devi solo selezionare la categoria e la persona giuridica. Tutte le informazioni pertinenti relative alla segnalazione sono compilate nel campo "Ulteriori informazioni".

Quando si effettua una registrazione vocale

Se scegli la possibilità, puoi effettuare una registrazione vocale. Nel caso in cui decidiate di farlo, vi informiamo che la vostra voce verrà modificata. Si prega di seguire le istruzioni fornite dalla Piattaforma, è facile da usare. (invece di scrivere parli e la ricodifica viene salvata nel modulo).

• Una volta aggiunti tutti i dettagli (scritti o tramite registrazione vocale) nel modulo, ti verrà assegnato un codice univoco: la chiave di segnalazione.
• Annotare la chiave di segnalazione e conservarla in un luogo sicuro. Non condividerlo con noi. Nel caso in cui condividi il codice con terze persone, la riservatezza della tua segnalazione potrebbe essere messa in pericolo.
• Usa la chiave di segnalazione per controllare la segnalazione per feedback o ulteriori domande.
• Nel caso in cui perdi la chiave di segnalazione, dovrai compilare nuovamente il modulo per ottenere una nuova chiave di segnalazione. In tal caso, ti preghiamo di informarci nel campo di testo, che stai dando seguito ad una segnalazione già sollevata (non devi compilare nuovamente tutti i dettagli, ma ti preghiamo di fornirci alcune informazioni sull'argomento della segnalazione già sollevata).

Siamo obbligati a fornirti la ricevuta di conferma e il relativo feedback. Queste informazioni puoi trovarle solo nella Piattaforma, utilizzando la tua chiave di segnalazione.

Dopo aver effettuato la segnalazione tramite la Piattaforma:

• riceverai subito una conferma di corretta ricezione della tua segnalazione;
• entro 7 (sette) giorni dall’invio della tua segnalazione riceverai una conferma di presa in carico (feedback);
• entro 3 (tre) mesi dalla data della segnalazione riceverai un riscontro sull’esito della tua segnalazione.

Se vuoi essere informato automaticamente su eventuali modifiche relative alla tua segnalazione, puoi inserire l'indirizzo e-mail nel rispettivo campo (non nel campo di testo). Questa e-mail viene utilizzata solo per l'invio di promemoria dalla Piattaforma, nel caso in cui qualcosa cambi (NON riceverai alcuna informazione di aggiornamento o domanda tramite questa e-mail). Si prega di notare che tali promemoria saranno inviati da NNTB<info@nntb.cz >.

Il link che ricevi all'interno di tale e-mail ti reindirizzerà alla pagina di destinazione principale della Piattaforma, dove dovrai selezionare il campo "La mia organizzazione" e inserire il codice di accesso “aa0aaa0aaaa”. Solo allora tornerai alla pagina che richiede di inserire la chiave di segnalazione.

È possibile accedere alla pagina in cui si inserisce la chiave di segnalazione tramite il link presente in questa pagina facendo clic sul pulsante "Controlla una segnalazione" a sinistra.

Nel caso in cui effettui la segnalazione tramite l'e-mail dedicata della persona designata sopra indicata, solo la persona o le persone designate la riceveranno e saranno in grado di leggerla. Nel caso in cui tu acconsenta a ciò, il rapporto può essere condiviso con il team investigativo, sulla base del principio della necessità di sapere. Riceverai la ricevuta e ulteriori informazioni (come sopra descritto) esclusivamente come risposta all'indirizzo e-mail utilizzato per inviarci la segnalazione. Durante la comunicazione, ti verrà richiesto di dichiarare se stai effettuando una segnalazione in materia di whistleblowing, tieni presente che se dichiari che la segnalazione "non è whistleblowing", la protezione dei segnalatori non sarà concessa.

In caso di segnalazione via e-mail, si prega di NON inviare una copia dell'e-mail a nessun altro.

Nel caso in cui effettui la segnalazione tramite una telefonata o un altro mezzo di comunicazione a distanza o di persona, comunicherai solo con la persona designata sopra indicata e solo la persona o le persone designate si occuperanno della segnalazione. Nel caso in cui tu acconsenta a ciò, il rapporto può essere condiviso con il team investigativo, sulla base del principio della necessità di sapere. Durante la comunicazione, ti verrà richiesto di fornirci l'indirizzo email al quale solo tu riceverai poi la ricevuta e ulteriori informazioni (come sopra descritto). Durante la comunicazione, ti verrà richiesto di dichiarare se stai effettuando una segnalazione in materia di whistleblowing, tieni presente che se dichiari che la segnalazione "non è whistleblowing", la protezione dei segnalatori non sarà concessa.

Divieto di ritorsione (art. 17 D.lgs 24/2023)

È severamente vietata la ritorsione contro qualsiasi individuo che cerchi consiglio, sollevi una preoccupazione o segnali una cattiva condotta, contro facilitatori, individui o entità che siano collegati al segnalante. Qualsiasi azione di rivendicazione contro una persona che abbia segnalato in buona fede, sarà gestita da Zentiva con le azioni appropriate, anche se in seguito si dovesse scoprire che l'individuo abbia sbagliato a segnalare la questione in origine. Alcune fattispecie di ritorsione sono elencate nell’art. 17 comma 4 del D.lgs. 24/2023.

Trattamento dei dati personali (art. 13 D.lgs 24/2023)

Ogni trattamento dei dati personali, compresa la comunicazione tra le autorità competenti, è effettuato a norma del regolamento (UE) 2016/679, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51.

Periodo di conservazione dei dati (art. 14 D.lgs 24/2023)

Le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione saranno conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Limitazioni della responsabilità (art. 20 D.lgs 24/2023)

Ti informiamo che è esclusa la tua responsabilità penale, civile o amministrativa nel caso di rivelazione o diffusione di informazioni sulle violazioni:

• coperte dall’obbligo di segreto;
• relative alla tutela del diritto d’autore;
• relative alla protezione dei dati personali;
• offensive della reputazione della persona coinvolta o denunciata.

Tale limitazione della responsabilità ricorre solo a condizione che sia stata effettuata una segnalazione che, ex ante, poteva essere ritenuta corretta sulla base delle informazioni conosciute.

Infine, si segnala che le forme di limitazione della responsabilità descritte sono escluse nel momento in cui vengano posti in essere comportamenti o omissioni non collegati alla segnalazione e che vadano oltre lo scopo della rivelazione stessa.

Ti informiamo, inoltre, che le misure di protezione si applicano anche:

• al facilitatore, vale a dire la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo (e la cui assistenza rimane riservata);
• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa o che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

Sanzioni (art. 21 D.lgs 24/2023)

Oltre alle sanzioni previste da Zentiva, nel rispetto delle previsioni normative applicabili, si segnala che l’ANAC dispone di poteri sanzionatori che gli attribuiscono la facoltà di irrogare sanzioni pecuniarie amministrative che vanno da 10.000 a 50.000 euro nei confronti di tutti i soggetti che si rendano responsabili di violazioni del D.lgs. 24/2023.